Als aan managers wordt gevraagd om de kosten van verloop te schatten, blijkt dat zij deze kosten op de meest uiteenlopende wijze schatten. Niet alleen qua hoogte van de kosten maar ook voor wat betreft de verschillende componenten waaruit deze verloopkosten bestaan.

Personeelsverloop: Het kost aanzienlijk meer dan u denkt…
Diverse onderzoeken laten zien dat de kosten voor het vervangen van een vertrokken medewerker variëren van een derde van het jaarsalaris tot wel 200% van het jaarsalaris. De kosten voor vervanging van productiemedewerkers zijn van een andere omvang dan die van medewerkers met bijvoorbeeld een commerciële functie. Of van medewerkers waarvoor hoge opleidingskosten gemaakt moeten worden om hen überhaupt het werk te kunnen laten doen waarvoor zij zijn aangenomen.

Tenslotte zal ook duidelijk zijn dat de vervangingskosten voor een medewerker met vijf dienstjaren van een andere orde zijn dan die voor een medewerker die na een half jaar de organisatie verlaat.

Waarin zitten die kosten dan?
Laten we beginnen met een opsomming van de vervangingskosten. Hieronder worden de kosten, uitgesplitst in vier categorieën: 1) het vertrek, 2) de vervanging, 3) het inwerken, opleiden en ontwikkelen van nieuwe medewerkers en 4) de kosten die gerelateerd zijn aan de effecten van verloop. In elke categorie wordt vervolgens kort aangegeven aan welke kosten u kunt denken.

1) Kosten die gemoeid zijn met het vertrek van medewerkers.
Onder deze categorie vallen alle kosten die gemoeid zijn met:

  • het uitvoeren van exit interviews;
  • de tijd die door verschillende functionarissen (management en administratief) wordt besteed aan het vertrek van medewerkers;
  • eventuele juridische kosten;
  • outplacementkosten.

2) De kosten voor vervanging.
Onder deze categorie vallen alle kosten die gemoeid zijn met:

  • werving via advertenties in de media;
  • kosten voor wervers of recruiters (intern);
  • vergoedingen, bonussen of marge die betaald wordt aan externe wervingsbureaus en wervingscontracten voor uitzendbureaus;
  • afhankelijk van de arbeidsmarktsituatie en de schaarste in de markt wordt soms een bonus verstrekt aan (specialistische) medewerkers om hen te bewegen in dienst treden;
  • de kosten voor de afgenomen interviews met sollicitanten (in de regel worden meerdere sollicitanten gesproken waaruit een geschikte kandidaat wordt gekozen);
  • (psychologische) selectietests (van psychologisch selectie onderzoek, assessmentcenter tot en met het gebruik van selectietools waaraan meestal abonnementskosten zijn verbonden);
  • eventueel uitbetaalde reiskosten aan sollicitanten;
  • administratieve kosten rondom de werving en selectie van nieuwe medewerkers (bevestigen ontvangst CV, schriftelijk uitnodigen, opsturen bedrijfsdocumentatie, versturen van afwijzingsbrieven, opmaak en verzenden contractvoorstel, uitnodigen eerste werkdag etc);
  • managementtijd die besteed wordt aan sollicitanten (selectie- en aannamegesprekken).

3) De kosten voor inwerken, opleiden en het ontwikkelen van nieuwe medewerkers.
Onder deze categorie vallen alle kosten die gemoeid zijn met:

  • inwerkprogramma’s ontwikkelen en uitvoeren;
  • (specialistische) opleiding die noodzakelijk is voor medewerkers voordat zij überhaupt aan de slag te kunnen gaan;
  • managementtijd of tijd van collega’s die besteed wordt om de nieuwe medewerkers in te werken;

4) De kosten die gerelateerd zijn aan de effecten van het verloop.
Onder deze categorie vallen alle kosten die gemoeid zijn met:

  • productiviteitsverlies (het werk dat blijft liggen, service die niet geleverd kan worden etc);
  • ontevreden klanten, gemiste orders etc.;
  • de extra managementtijd die nodig is om de gevolgen van verloop zo goed mogelijk te managen;
  • verlies van kennis en deskundigheid;
  • imagoschade in de markt;
  • demotivatie van collega’s;
  • mogelijke uitval van medewerkers als gevolg van toegenomen werkdruk.

Je zou deze kosten ook anders kunnen indelen:

Hiermee worden alle kosten bedoeld die rechtstreeks zijn toe te wijzen aan het vertrek, de vervanging etc. Het betreft ‘out of pocket kosten’. Met andere woorden, geld dat werkelijk besteed moet worden aan derden.

Bij indirecte kosten moet U denken aan de tijd die door de verschillende functionarissen besteed wordt. Bijvoorbeeld aan exitgesprekken, de administratieve rompslomp, het werven en selecteren van nieuwe medewerkers etc. Het zijn geen kosten die additioneel op uw budget drukken. Maar het zijn wel degelijk kosten.

Stelt u zich voor dat voor uw medewerkers een bepaalde interne opleiding noodzakelijk is. Aan de ontwikkeling van deze opleiding zijn kosten verbonden. Als vertrekkende medewerkers hebben deelgenomen aan die opleiding, representeert ieder individu dat vertrekt een bepaalde waarde die niet alleen gerelateerd is aan hun deelname aan die opleiding, het betreft ook de proportionele kosten voor de ontwikkeling en instandhouding van dat opleidingsprogramma.

Sommige kosten kunnen niet rechtstreeks en met 100% zekerheid worden vastgesteld. Wat te denken van gemiste orders, imagoverlies of de impact die een hoog verloop heeft op het moreel van collega’s? Veelal wordt hiervan een schatting gemaakt. Sommige effecten zijn echter nauwelijks in kosten te vervatten. Wel is iedereen het er over eens dat deze kosten bestaan en dat verloop zich uit zal laten drukken in een bepaald geldbedrag.

Close
Go top